LEGALIZACIÓN DE LIBROS DE EMPRESARIOS Y OTRAS ENTIDADES

24 de marzo de 2015

Imagen EMASP interior

El Lunes 16 de febrero de 2015 publicó el BOE laInstrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización”. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2015-1481

 

Instrucción que explicita que “será de aplicación a los libros obligatorios de todas clases respecto de ejercicios abiertos a partir del día 29 de septiembre de 2013” y para “los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios” “Los libros no obligatorios que los empresarios deseen legalizar” y los “libros de uniones temporales de empresas, comunidades de bienes, asociaciones de cualquier clase, fundaciones u otras personas físicas y jurídicas obligadas a llevar una contabilidad ajustada a las prescripciones del Código de Comercio”.

 

En resumen, la Instrucción exige:

La tramitación telemática de las solicitudes de legalización de libros.

Llevar todos los libros legalizables en soporte electrónico.

Presentar todos los libros a legalizar en soporte electrónico (siempre a posteriori; se suprime la legalización previa).

La firma electrónica tanto de quienes soliciten la legalización como de quienes tengan que firmar los libros a legalizar.

La conservación por el legalizante, de una copia, en el mismo soporte informático, de los libros legalizados.

La presentación, tanto de la solicitud de legalización como los libros en sí, con los requisitos determinados por el propio Registro Mercantil.

 

Para la presentación de los libros exige, además, que los ficheros tengan como nombre:

 

Nombre del libro

Nombre del fichero en el archivo NOMBRE.TXT

  Diario

  DIARIO_NNN.

  Inventario y cuentas anuales

  INV_CUEN_NNN.

  Balances de comprobación (sumas y saldos)

  BAL_SUMS_NNN.

  Inventario

  INVENTAR_NNN.

  Balances

  BALANCES_NNN.

  Memoria

  MEMORIA_NNN.

  Mayor

  MAYOR_NNN.

  Libro de Pérdidas y Ganancias

  PER_GAN_NNN.

  IVA

  IVA_NNN.

  Facturas Emitidas

  FAC_EMIT_NNN.

  Facturas Recibidas

  FAC_RECI_NNN.

  Detalle del Diario

  DET_DIA_NNN.

  Registro de Acciones Nominativas

  ACCIONES_NNN.

  Registro de Socios

  SOCIOS_NNN.

  Libro de Actas

  ACTASCON_NNN.

  Libro de Detalle de Actas

  ACTASDET_NNN.

  Libro de Actas del Consejo

  ACTALCON_NNN.

  Libro de Detalle de Actas del Consejo

  ACTACODE_NNN.

  Libro-registro de Contratos del Socio Único con la Sociedad Unipersonal

  SOCUNICO_NNN.

  Otros

  OTROS_NNN.<extensión>

 

Siendo los Archivo NOMBRES.TXT: Fichero ASCII que contiene los nombres de los ficheros correspondientes a cada uno de los libros cuya legalización se pretenda. Los nombres de dichos ficheros y sus extensiones deberán ajustarse a los requisitos que se detallan a continuación. Cada línea de texto, separada con Intro, indicará el nombre de cada uno de los libros legalizados.

Solamente se permitirá la presentación de un máximo de nueve libros correlativos por cada tipo (por ejemplo, del libro de DIARIO podrá presentar hasta nueve libros). El nombre de dichos ficheros deberá ser el correspondiente al tipo de libro, DIARIO en éste caso, concatenado con _NNN (NNN el n.º correspondiente a cada uno de los libros presentados de dicho tipo). En caso de presentarse tipos de libros que no correspondan a ningún nombre de la tabla anterior, sus ficheros correspondientes se nombrarán todos como OTROS_ al que se le concatenará un número correlativo X (del 1 al 9) que los distinga.

Y determinado que las extensiones de los ficheros se ajustarán a la siguiente tabla:

 

Formato

Extensiones válidas

  Excel

  XLS o XLSX

  QuatroPro

  WQ1

  Lotus

  WK1

  Word

  DOC o DOCX

  Rich Text Format

  RTF

  Acrobat Reader

  PDF

  Open Office

  ODS y ODT

Y que todos los libros se presenten “comprimidos en un archivo con extensión ZIP versión 2.0 o anteriores y algoritmo de compresión Deflate estándar (no el Deflate 64) y no se usarán cifrados ni signaturas” y que para cada libro se pueda generar “huella digital, se aplicará al fichero de dicho libro el algoritmo estándar SHA256 (RFC 6234) el cual producirá un hash de 256 bits (32 bytes), dicho conjunto de bits a su vez se codificará para su conversión en texto según el estándar base64 (RFC 4648).

Como se puede observar, una Instrucción con requisitos fácilmente entendibles por todas las empresas, empresarios,  uniones temporales de empresas, comunidades de bienes, asociaciones de cualquier clase, fundaciones, u otras personas físicas y jurídicas (entre ellos los emprendedores) y dictada, sin ninguna duda, para facilitarles el cumplimiento de sus obligaciones de legalización y depósito de libros y más en un contexto económico de “ajuste forzado de todo tipo de gastos” y para cuya aplicación debe tenerse en cuenta que también explicita: “El contenido de los ficheros legalizados y de los demás documentos presentados se ajustará a lo establecido en esta Instrucción. De lo contrario, el Registrador suspenderá la legalización de los libros en la forma prevista en el Reglamento del Registro Mercantil”. ¡Todo un éxito y un modelo a seguir

Dado que la Instrucción no contiene precisiones sobre los libros estrictamente contables: Diario e Inventarios y Cuentas Anuales (si sobre los libros de Actas básicamente) conviene recordar las siguientes normas que:

Modifican los modelos para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales de los sujetos obligados a su publicación, aprobados por Orden JUS/206/2009, de 28 de enero, publicada en el «Boletín Oficial del Estado» número 35, de 10 de febrero de 2009, debido a reformas puntuales de la normativa contable. Las mencionadas modificaciones se transcriben a continuación. Dichos modelos se publicarán en la página web del Ministerio de Justicia.

Resolución de 28 de enero de 2014, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, por la que se modifican los modelos establecidos en la Orden JUS/206/2009, de 28 de enero, por la que se aprueban nuevos modelos para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales de los sujetos obligados a su publicación, y se da publicidad a las traducciones a las lenguas cooficiales propias de cada Comunidad Autónoma.

http://www.boe.es/boe/dias/2014/02/06/pdfs/BOE-A-2014-1216.pdf

Resolución 1ª de 28 de enero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, por la que se modifica el modelo establecido en la Orden JUS/1698/2011, de 13 de junio, por la que se aprueba el modelo para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales consolidadas, y se da publicidad a las traducciones de las lenguas cooficiales propias de cada comunidad autónoma.

http://www.mjusticia.gob.es/cs/Satellite/Portal/1292427304997?blobheader=application%2Fpdf&blobheadername1=Content-Disposition&blobheadername2=AmbitoNacional&blobheadervalue1=attachment%3B+filename%3DVer.PDF&blobheadervalue2=1288790455489

DEPÓSITO DE CUENTAS ANUALES MODELOS NORMALIZADOS http://www.mjusticia.gob.es/cs/Satellite/Portal/1292427306035?blobheader=application%2Fpdf&blobheadername1=Content-Disposition&blobheadervalue1=attachment%3B+filename%3DPYMES_Castellano_Integrado_Editable.PDF

Y que el artículo 136.2 de la Ley 47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria establece que la Intervención General de la Administración del Estado publicará en el “Registro de cuentas anuales del sector público” las cuentas anuales de las entidades integrantes del sector público estatal.